A diferencia de una empresa consolidada, una startup tiene recursos limitados y menor margen de error para cometer errores financieros.
En este sentido, entender los distintos tipos de costes y cómo afectan a la rentabilidad de la empresa es esencial para tomar decisiones que impulsen el crecimiento y aseguren la sostenibilidad.
En este artículo analizamos cómo gestionar los costes de productos o servicios en distintos tipos de empresas y su papel en la toma de decisiones.
En una startup, la gestión de los costes se vuelve crítico debido a los recursos limitados y a la necesidad de ser rentables rápidamente. Al comprender y gestionar los costes, una startup puede reducir el desperdicio de recursos, optimizar su flujo de efectivo y posicionarse mejor en el mercado. Este control de costes es vital para evitar problemas financieros y asegurar una base sólida para el crecimiento.
Pero… ¿qué se entiende por costes en una empresa?
La palabra “Costes” en una compañía hace referencia al total de recursos económicos necesarios para producir un bien o servicio que luego será entregado al cliente. Estos costes no solo incluyen los materiales y la mano de obra, sino también otros factores que pueden variar según el tipo de empresa: comercial, industrial o de servicios.
Cada tipo de empresa enfrenta diferentes necesidades y desafíos en la gestión de sus costes. A grandes rasgos, podemos distinguir entre tres tipos principales:
Empresas comerciales
Las empresas comerciales no producen sus propios bienes; su actividad principal consiste en la compra y venta de productos adquiridos de otros fabricantes o proveedores. En este caso, el coste de producto se basa en el precio de compra al proveedor, además de otros costes necesarios para poner el producto en manos del cliente, tales como:
- Costes de compra: Incluyen el precio de los bienes adquiridos, así como gastos adicionales, como el transporte y los impuestos o aranceles si se adquieren productos en el extranjero.
- Costes de almacenamiento: Gastos asociados al mantenimiento del inventario, incluyendo alquiler y administración de almacenes.
- Costes de venta: Incluyen gastos de marketing, sueldos de personal de ventas y, en algunos casos, alquiler de puntos de venta.
- Costes generales y administrativos: Gastos generales para mantener el día a día de la empresa, como salarios de administración, tecnología y amortización de equipos, entre otros.
- Costes financieros: Intereses y comisiones de préstamos o créditos que se utilizan para financiar las operaciones comerciales.
Empresas industriales
Las empresas industriales se caracterizan por fabricar sus propios productos, lo cual implica una estructura de costes más compleja que incluye , además de los mencionados anteriormente, los costes de producción, entre los que se encuentran, principalmente:
- Costes de materias primas: Gastos asociados a los materiales básicos necesarios para la fabricación.
- Costes de transformación: Gastos que convierten las materias primas en productos finales, incluyendo salarios de trabajadores de producción, maquinaria y consumo de energía.
Empresas de Servicios
Este tipo de empresas se dedican a ofrecer servicios intangibles y, por lo tanto, no requieren inventarios ni almacenamiento de productos. Su estructura de costes incluye:
- Costes de prestación de servicios: Gastos relacionados con el personal de servicio, software, equipos de comunicación, y otros recursos necesarios para proporcionar el servicio.
- Costes de venta, generales y administrativos, y financieros: Similares a los de las empresas comerciales e industriales, destinados a captar clientes y gestionar las operaciones de la empresa.
¿Cómo se clasifican los costes en una empresa?
Una correcta clasificación de los costes es fundamental para una buena gestión financiera en startups y pymes. Entre estas clasificaciones podemos mencionar las siguientes:
Según su naturaleza contable:
- Costes directos: Aquellos que pueden asignarse directamente al producto, como las materias primas o el salario de trabajadores en una línea de producción específica.
- Costes indirectos: Costes como el alquiler, la energía o la administración, que no se pueden asociar de forma directa a un solo producto. Para facilitar su cálculo, se pueden dividir los gastos indirectos entre distintos centros de coste, de acuerdo con el tiempo y los recursos que se han dedicado al producto.
Según el comportamiento frente al nivel de actividad:
- Costes fijos: Permanecen constantes independientemente del nivel de producción o actividad (ejemplo: alquiler de oficinas).
- Costes variables: Cambian en proporción directa al nivel de actividad o producción (ejemplo: materias primas).
- Costes semivariables o mixtos: Tienen una parte fija y una variable (ejemplo: factura de electricidad con un coste base fijo y consumo variable).
Según la relación con el producto o servicio:
- Costes operativos: Relacionados directamente con la operación diaria del negocio (ejemplo: salarios de empleados de producción).
- Costes no operativos: Derivados de actividades que no son parte del negocio principal (ejemplo: intereses por préstamos).
Según el comportamiento su necesidad:
- Costes no discrecionales: Imprescindibles para la operación segura de la compañía, el cumplimiento de la ley y las normativas específicas. No pueden omitirse sin poner en riesgo la integridad de las operaciones, los empleados, los clientes y la empresa en general.
- Costes discrecionales: Aquellos no esenciales para la seguridad y cumplimiento normativo, pero que pueden contribuir a la mejora de la operación, la calidad del producto o servicio, la experiencia del cliente, o el crecimiento del negocio. Pueden ajustarse, posponerse o eliminarse sin comprometer la seguridad o el cumplimiento normativo.
Según la capacidad de ser controlados:
- Costes controlables: Aquellos que pueden ser gestionados y modificados por la empresa a corto plazo (ejemplo: costes de publicidad).
- Costes no controlables: Escapan del control directo de la empresa (ejemplo: impuestos gubernamentales).
Según el impacto temporal:
- Costes corrientes (opex): Asociados a actividades del período actual (ejemplo: salarios del mes).
- Costes de capital (capex): Relacionados con inversiones de largo plazo (ejemplo: compra de maquinaria).
¿Qué son los centros de costes en una empresa y para qué sirven?
La división de la compañía en centros de coste se refiere a una metodología de gestión financiera y contable que segmenta la empresa en diferentes unidades o áreas funcionales, denominadas "centros de coste". Cada centro de coste representa una parte específica de la empresa donde se generan o consumen recursos, y su objetivo es facilitar el análisis, control y asignación de los costes. Dividir la empresa en centros de coste facilita el cálculo de rentabilidad. Los centros de coste pueden incluir áreas de producción, administración y ventas. Con esta metodología, una startup puede calcular la cantidad de recursos que cada centro de coste utiliza para un producto en particular, mejorando la precisión del cálculo y optimizando la rentabilidad.
Características clave de los centros de coste:
- Identificación de áreas funcionales: Cada centro corresponde a una actividad, departamento, o proceso clave de la empresa (ejemplo: producción, ventas, administración).
- Responsabilidad financiera: Se asignan costes específicos a cada centro, permitiendo evaluar su desempeño económico y su impacto en la rentabilidad global.
- Facilita la toma de decisiones: Ayuda a identificar ineficiencias o áreas con alto consumo de recursos, lo que permite tomar decisiones informadas para optimizar el uso de los mismos.
Tipos comunes de centros de coste:
- Centros de coste funcionales: Departamentos que realizan funciones específicas, como producción, ventas o marketing.
- Centros de coste geográficos: Segmentación basada en la ubicación, útil para empresas con operaciones en distintas regiones.
- Centros de coste de proyecto: Asignados a iniciativas temporales o específicas, como el desarrollo de un nuevo producto.
- Centros de coste de servicio: Áreas que no generan ingresos directamente, pero apoyan a otros centros (ejemplo: recursos humanos o TI).
Ventajas de dividir la empresa en centros de coste:
- Control detallado: Permite analizar cómo se están utilizando los recursos en cada área.
- Cálculo preciso de rentabilidad: Identifica cuáles centros de coste son más eficientes o rentables.
- Asignación eficiente de recursos: Facilita la redistribución de recursos hacia áreas más productivas.
- Mayor accountability: Cada departamento es responsable de sus costes, promoviendo una gestión más consciente.
Ejemplo práctico:
Una empresa de software puede dividirse en los siguientes centros de coste:
- Desarrollo de producto: Costes de programación, licencias de software, sueldos de desarrolladores.
- Marketing: Costes de publicidad, diseño gráfico, eventos promocionales.
- Ventas: Comisiones de vendedores, gastos de desplazamiento.
- Administración: Sueldos del personal administrativo, alquiler de oficinas.
Esta división facilita analizar cómo contribuyen estas áreas al coste total del producto, identificando oportunidades de mejora o ahorro. Reducir costes es esencial para mejorar la rentabilidad de una startup o pyme sin afectar la calidad del producto o servicio. Algunas estrategias incluyen:
- Negociación con proveedores: Lograr descuentos por volumen o condiciones de pago más favorables ayuda a reducir los costes de compra.
- Optimización del uso de recursos: Maximizar la eficiencia del personal y de los equipos reduce costes de producción o prestación de servicios.
- Reducción de costes fijos: Subcontratar servicios o compartir espacios de trabajo puede ser una opción para reducir gastos fijos en las primeras etapas.
- Automatización de procesos: Implementar software o tecnología para tareas repetitivas puede reducir los costes operativos a largo plazo.
Gestionar costes como clave del éxito empresarial
La gestión eficiente de los costes no es solo una tarea contable, sino un pilar estratégico para garantizar la sostenibilidad y el crecimiento de cualquier empresa, especialmente en startups y pymes donde los recursos son limitados y cada decisión tiene un impacto significativo.
Comprender las diferentes categorías de costes, su comportamiento y su impacto en las operaciones permite a los emprendedores tomar decisiones informadas que optimicen los recursos y mejoren la rentabilidad. Herramientas como la división en centros de coste, el análisis del punto de equilibrio y la implementación de estrategias de reducción de gastos son esenciales para identificar oportunidades de mejora y minimizar desperdicios.
Por último, una gestión eficaz de costes no debe centrarse únicamente en la reducción, sino en encontrar el equilibrio entre invertir en lo imprescindible, controlar los gastos y mantener la calidad del producto o servicio. Al hacerlo, las empresas no solo sobreviven, sino que también crean bases sólidas para competir, innovar y crecer en mercados cada vez más exigentes.
En un entorno donde cada euro cuenta, gestionar los costes con precisión y estrategia es la diferencia entre el éxito y el fracaso.
