Els números són l'idioma dels negocis. Per això, fer un Tancament Comptable rigorós i precís és una de les tasques més importants en una empresa.

‍

El terme “tancament comptable” descriu tots els processos financers i comptables que es produeixen regularment en un negoci i que condueixen al tancament dels llibres del mes, trimestre o any anterior. Per dur a terme el tancament comptable, cal identificar totes les operacions, registrar-les en un llibre diari, consolidar-les en un llibre major, preparar un compte d'explotació i un balanç preliminar, conciliar dèbits i crèdits, crear entrades d'ajust, preparar estats financers ajustats i un balanç de prova i, finalment, tancar els llibres per establir el compte d'explotació (o compte de resultats) a zero, i obtenir els comptes del balanç al final del període. Així mateix, en les empreses que tinguin diverses filials, s'han d'eliminar els càrrecs intersocietaris i realitzar altres ajustos per obtenir estats financers consolidats. La primera raó per la qual és extremadament important fer un bon tancament comptable és perquè s'ha de complir la normativa reguladora. La segona raó és perquè permet determinar amb certesa la “salut” econòmico-financera de les empreses, ja que la direcció utilitza els estats financers resultants per generar anàlisi de tendències històriques, comparacions amb períodes i pressupostos anteriors, i per generar KPIs. Els estats financers també són utilitzats, i de vegades requerits, per parts interessades externes, com ara inversors, bancs i agències reguladores públiques.

‍

Quan és el millor moment per començar a preparar-se per al tancament de comptes?

És fonamental destacar la importància que la societat mantingui el més actualitzat possible els comptes de l'empresa. En cas contrari, es poden acumular factures i, com a conseqüència, entrades no realitzades, que poden derivar en un desajust important i indesitjable a finals d'any. Fer-ho també ajuda a tancar l'exercici comptable de manera més ràpida i eficient, a més d'anticipar possibles problemes o desajustos en els comptes. El tancament comptable ens permet analitzar els comptes de l'empresa i conèixer així el seu estat, determinant quins camins s'han de recórrer en els mesos i anys següents. És important tenir en compte que les dates de tancament del període comptable varien segons l'empresa i el país. Normalment, coincideix amb l'any natural, però hi ha diferents motius pels quals poden decidir tancar l'any en un mes diferent al desembre. Per exemple, l'exercici fiscal britànic ha estat tradicionalment del 6 al 5 d'abril. Aquest sistema es remunta a l'època de la conquesta normanda al segle XI, quan Anglaterra era governada per Guillem el Conqueridor. En aquell moment, es va establir que el nou exercici fiscal començaria el 6 d'abril, dia de festa de Sant Hugh de Lincoln. La tradició de l'exercici fiscal que comença el 6 d'abril va continuar al llarg dels segles i encara s'utilitza al Regne Unit avui en dia. Val la pena assenyalar que l'any fiscal britànic no és únic del Regne Unit i també és utilitzat per diversos altres països. A més d'alinear-se amb el sistema britànic, aquest exercici també és adequat per a les economies agrícoles, ja que coincideix amb el final de la temporada de plantació hivernal i l'inici de la temporada de collita, facilitant als agricultors planificar les seves finances i obligacions fiscals.

‍

‍Per a aquelles empreses l'exercici comptable de les quals coincideix amb l'any natural, principis de novembre acostuma a ser un bon moment per començar a planificar el tancament de comptes de l'empresa. Això es deu al fet que en aquelles dates encara hi ha temps per revisar totes les partides a fons, reclassificar o fer els ajustos oportuns, i eventualment encara es pot fer un esforç per augmentar les vendes i/o accelerar despeses i inversions per incidir en el període a tancar. Un cop tancada la comptabilitat, l'empresa disposarà de sis mesos per presentar els comptes a Hisenda. Ara que tenim una idea més clara de per a què serveix el tancament de comptes, per què algunes empreses el fan igual que l'any natural i d'altres no, i per què és tan important, a continuació us explicarem els detalls més rellevants per fer-ho correctament.

‍

Pas a pas per tancar una bona comptabilitat

En primer lloc, hem de dur a terme el saldo comprovant de sumes i saldos. Això implica verificar que les dades que apareixen en els comptes de l'empresa coincideixen amb els Llibres de l'empresa (el compte d'explotació i el balanç). En aquest cas, s'ha de comprovar que no hi ha errors en els següents comptes o grups del Pla General Comptable (els següents són els que solen causar més problemes):

• Actiu no corrent
• Existències
• Creditors i deutors per a operacions comercials
• Comptes financers
• Compres i despeses
• Vendes i ingressos
• Despeses atribuïdes al patrimoni net
• Ingressos atribuïts al patrimoni net

‍

Posteriorment, s'han de realitzar les següents tasques:

• Recompte d'estocs — Per tancar l'exercici correctament s'han de considerar totes aquelles existències no consumides. Per comprovar que no hi ha errors, les existències no consumides es restaran de les compres realitzades al llarg de l'any, i aquesta xifra haurà de coincidir amb el nombre d'estocs del balanç. Per exemple, és molt habitual que les empreses siguin propietàries de matèries primeres o productes acabats en trànsit, i és molt important tenir en compte quan la mercaderia deixa de pertànyer a l'empresa i es converteix en el consumidor final, deixar de comptabilitzar-la en el balanç.
• ‍Ajustos de periodificació — En aquest apartat s'han de tenir en compte totes les despeses o ingressos que s'hagin d'anticipar per al proper exercici econòmic (per exemple, despeses comercials per vendes en el següent exercici o ingressos relacionats amb serveis que es prestaran en el proper exercici). A partir d'aquí, es realitzarà el primer ajust de tancament. En les startups tecnològiques, especialment aquelles amb models SaaS, s'ha de tenir cura en com es compten les quotes (mensuals, trimestrals o anuals), ja que, en el cas de quotes trimestrals o anuals, una part dels ingressos s'han de comptar com a períodes. ‍
• Reclassificació de deutes i crèdits — S'han de considerar tots els deutes i crèdits pendents de l'exercici comptable. Un cop localitzats aquests pagaments/cobraments, es farà el segon ajust de tancament. És important que les empreses emergents, que normalment necessiten una gran quantitat d'inversió externa, revisin acuradament aquesta partida per mostrar la millor imatge possible. ‍
• Regularització d'ingressos i despeses d'una empresa — En aquest cas, s'equilibraran els comptes del grup 6 i 7 de pèrdues i beneficis (la diferència es farà entre ambdós grups). A més, també es farà la diferència entre els comptes d'ajust del patrimoni net del grup 8 i 9. ‍
• Regularització d'amortitzacions i immobilitzat material i intangible — Aquest pas és molt important, ja que totes les partides relacionades amb les amortitzacions, tant els actius tangibles com els intangibles, s'han d'amortitzar i comptabilitzar correctament. És important tenir clar els tipus d'amortització i si algun dels actius ha de ser objecte d'amortització. Aquest ajust és particularment important en les startups tecnològiques, ja que poden estar subjectes a importants inversions de capital, tant a nivell d'actius intangibles, mitjançant la contractació de personal d'R+D, com en immobilitzat tangible, si el producte que venen té un component de maquinari, o si es necessita gran maquinària per produir els béns materials que venen.

‍

Un cop fets tots els passos anteriors, l'empresa estarà preparada per tancar els llibres comptables i començar a analitzar els comptes finals de l'empresa. Una de les comprovacions més importants que han de dur a terme les startups que estan pensant a sol·licitar finançament públic és la relació entre els fons propis i les pèrdues acumulades. Alguns organismes públics, com el CDTI, apliquen normatives de la Unió Europea que estableixen que per poder ser bancable, una empresa no pot haver tancat l'exercici anterior en el que s'anomena situació de crisi, tal com es defineix en el Reglament (UE) núm. 651/2014 de la Comissió, de 17 de juny. Per resumir, es pot dir que una 'empresa en crisi' és una, que no sigui una pime de menys de tres anys, el balanç de la qual ha desaparegut més del 50% del seu capital social subscrit com a conseqüència de les pèrdues acumulades.

‍

Si en el tancament preliminar es detecta que l'empresa compleix aquesta definició, és a dir, es tracta d'una 'empresa en crisi', cal analitzar el balanç amb gran detall i veure si quedaven pendents certes activacions que reduirien les pèrdues, entre altres possibles entrades comptables que permetrien treure l'empresa d'aquesta situació.

Necessites ajuda per fer un bon tancament comptable per a la teva empresa?

Des d'Intelectium oferim un avaluació gratuïta del compte a les empreses perquè puguin millorar la foto de final d'any i així poder optar al màxim import d'ajuts disponibles i/o reforçar la cerca de finançament privat o bancari per poder créixer. A més, Intelectium ofereix serveis de Agència especialitzada en startups i Serveis de CFO externs. Pots contactar amb nosaltres a comunicacion@intelectium.com Sol·licitar més informació sense cap compromís.