Les chiffres sont la langue des affaires. Pour cette raison, effectuer une clôture comptable rigoureuse et précise est l'une des tâches les plus importantes d'une entreprise.

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Le terme « clôture comptable » décrit tous les processus financiers et comptables qui se produisent régulièrement dans une entreprise et qui aboutissent à la clôture des livres du mois, du trimestre ou de l'année précédent. Pour effectuer la clôture comptable, il est nécessaire d'identifier toutes les transactions, de les enregistrer dans un livre quotidien, de les consolider dans un grand livre, de préparer un compte d'exploitation et un bilan préliminaire, de concilier les débits et les crédits, de créer des écritures d'ajustement, de préparer des états financiers ajustés et un bilan test, et enfin de fermer les livres pour remettre le compte d'exploitation (ou compte de résultat) à zéro et obtenir les comptes de bilan en fin de période. De plus, dans les entreprises qui ont plusieurs filiales, les charges intersociétés doivent être éliminées et d'autres ajustements doivent être apportés pour obtenir des états financiers consolidés. La première raison pour laquelle il est extrêmement important de bien clôturer une comptabilité est que les réglementations doivent être respectées. La deuxième raison est que permet de déterminer avec certitude la « santé » économico-financière des entreprises, car la direction utilise les états financiers qui en résultent pour générer une analyse des tendances historiques, des comparaisons avec les périodes et les budgets précédents, et pour générer des KPI. Les états financiers sont également utilisés, et parfois exigés, par des parties prenantes externes, telles que les investisseurs, les banques et les agences de régulation publiques.

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Quel est le meilleur moment pour commencer à préparer la clôture des comptes ?

Il est essentiel de souligner l'importance pour la société de tenir les comptes de l'entreprise aussi à jour que possible. Dans le cas contraire, les factures peuvent s'accumuler et, par conséquent, entraîner des écritures non exécutées, ce qui peut entraîner un décalage significatif et indésirable en fin d'année. Cela permet également de clôturer l'exercice comptable plus rapidement et plus efficacement, en plus d'anticiper d'éventuels problèmes ou incohérences dans les comptes. La clôture comptable nous permet d'analyser les comptes de l'entreprise et ainsi de connaître son statut, en déterminant les voies à suivre dans les mois et les années à venir. Il est important de noter que les dates de clôture de l'exercice comptable varient en fonction de l'entreprise et du pays. Normalement, cela coïncide avec l'année civile, mais il existe différentes raisons pour lesquelles ils peuvent décider de clôturer l'année un mois autre que décembre. Par exemple, l'année fiscale britannique se déroule traditionnellement du 6 au 5 avril. Ce système remonte à l'époque de la conquête normande au XIe siècle, lorsque l'Angleterre était dirigée par Guillaume le Conquérant. À cette époque, il avait été établi que la nouvelle année financière commencerait le 6 avril, jour de la fête de Saint-Hugues de Lincoln. La tradition de l'année fiscale commençant le 6 avril s'est poursuivie au fil des siècles et est toujours utilisée au Royaume-Uni aujourd'hui. Il convient de noter que l'année fiscale britannique n'est pas propre au Royaume-Uni et qu'elle est également utilisée par plusieurs autres pays. En plus de s'aligner sur le système britannique, cet exercice convient également aux économies agricoles, car il coïncide avec la fin de la saison des semis d'hiver et le début de la saison des récoltes, ce qui permet aux agriculteurs de planifier plus facilement leurs finances et leurs obligations fiscales.

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‍Pour les entreprises dont l'exercice comptable coïncide avec l'année civile, le début du mois de novembre est généralement un bon moment pour commencer à planifier la clôture des comptes de l'entreprise. En effet, à ces dates, il est encore temps de revoir tous les éléments de manière approfondie, de les reclasser ou de procéder aux ajustements appropriés, et à terme, un effort peut encore être fait pour augmenter les ventes et/ou accélérer les dépenses et les investissements afin d'influencer la période à clôturer. Une fois la comptabilité clôturée, la société aura six mois pour soumettre les comptes au Trésor. Maintenant que nous avons une idée plus précise de ce à quoi sert la clôture des comptes, des raisons pour lesquelles certaines entreprises la font correspondre à l'année civile et d'autres pas, et pourquoi c'est si important, ci-dessous, nous expliquerons les détails les plus pertinents pour le faire correctement.

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Étape par étape pour bien clôturer votre comptabilité

Tout d'abord, nous devons vérifier l'équilibre des sommes et des soldes. Cela implique de vérifier que les données qui apparaissent dans les comptes de l'entreprise correspondent aux livres de l'entreprise (le compte d'exploitation et le bilan). Dans ce cas, il convient de vérifier qu'il n'y a pas d'erreur dans les comptes ou groupes suivants du plan comptable général (les suivants sont ceux qui posent généralement le plus de problèmes) :

• Actif non courant
• Stocks
• Créanciers et débiteurs pour les transactions commerciales
• Comptes financiers
• Achats et dépenses
• Ventes et recettes
• Dépenses attribuées à la valeur nette
• Revenu attribué à la valeur nette

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Par la suite, les tâches suivantes doivent être effectuées :

• Comptage des stocks — Afin de clôturer correctement l'exercice, tous ces stocks non consommés doivent être pris en compte. Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, les stocks non consommés seront soustraits des achats effectués tout au long de l'année, et ce chiffre doit correspondre au nombre de stocks figurant au bilan. Par exemple, il est très courant que les entreprises possèdent des matières premières ou des produits finis en transit, et il est très important de prendre en compte le moment où la marchandise cesse d'appartenir à l'entreprise et devient le consommateur final, de cesser de la comptabiliser dans le bilan.
• ‍Ajustements de périodification — Cette section doit prendre en compte toutes les dépenses ou recettes à anticiper pour le prochain exercice (par exemple, les dépenses commerciales liées aux ventes du prochain exercice ou les recettes liées aux services qui seront fournis l'année suivante). À partir de là, le premier ajustement de fermeture sera effectué. Dans les startups technologiques, en particulier celles qui proposent des modèles SaaS, il faut faire attention à la manière dont les frais (mensuels, trimestriels ou annuels) sont comptés, car, dans le cas de versements trimestriels ou annuels, une partie des revenus doit être comptabilisée sous forme de périodes. ‍
• Reclassement des dettes et des crédits — Toutes les dettes et tous les crédits impayés pour l'exercice comptable doivent être pris en compte. Une fois ces paiements/encaissements localisés, le deuxième ajustement de clôture sera effectué. Il est important que les entreprises en démarrage, qui ont normalement besoin d'investissements extérieurs importants, examinent attentivement cette question afin de leur donner la meilleure image possible. ‍
• Régularisation des revenus et des dépenses d'une entreprise — Dans ce cas, les comptes des groupes 6 et 7 des pertes et profits seront équilibrés (la différence sera faite entre les deux groupes). En outre, la différence entre les comptes d'ajustement de la valeur nette des groupes 8 et 9 sera également prise en compte. ‍
• Régularisation des amortissements et des immobilisations corporelles et incorporelles — Cette étape est très importante, car tous les éléments liés aux amortissements, qu'ils soient corporels ou incorporels, doivent être amortis et comptabilisés correctement. Il est important de définir clairement les taux d'amortissement et de déterminer si l'un des actifs doit être soumis à une dépréciation. Cet ajustement est particulièrement important pour les startups technologiques, car elles peuvent être soumises à d'importants investissements en capital, à la fois au niveau des actifs incorporels, par le biais de l'embauche de personnel de R&D, et en actifs fixes corporels, si le produit qu'elles vendent comporte un composant matériel, ou si de grosses machines sont nécessaires pour produire les biens matériels qu'elles vendent.

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Une fois toutes les étapes ci-dessus franchies, la société sera prête à fermer les livres comptables et à commencer à analyser les comptes finaux de la société. L'un des contrôles les plus importants que les startups qui envisagent de demander un financement public doivent effectuer est la relation entre les fonds propres et les pertes accumulées. Certains organismes publics, tels que le CDTI, appliquent les réglementations de l'Union européenne qui stipulent que pour être bancable, une entreprise ne peut pas avoir clôturé l'exercice précédent dans ce que l'on appelle une situation de crise, telle que définie dans le règlement (UE) n° 651/2014 de la Commission, du 17 juin. En résumé, on peut dire qu'une « entreprise en crise » est une entreprise, autre qu'une PME de moins de trois ans, dont le bilan a disparu à plus de 50 % de son capital social souscrit en raison de pertes cumulées.

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Si, lors de la clôture préliminaire, il est détecté que l'entreprise répond à cette définition, c'est-à-dire qu'il s'agit d'une « entreprise en crise », il est nécessaire d'analyser le bilan de manière très détaillée et de voir si certaines activations étaient en cours qui réduiraient les pertes, entre autres écritures comptables possibles qui permettraient de sortir l'entreprise de cette situation.

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