Zahlen sind die Geschäftssprache. Aus diesem Grund ist die Erstellung eines strengen und genauen Rechnungsabschlusses eine der wichtigsten Aufgaben in einem Unternehmen.

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Der Begriff „Rechnungsabschluss“ beschreibt alle Finanz- und Buchhaltungsprozesse, die in einem Unternehmen regelmäßig ablaufen und zum Abschluss der Bücher des Vormonats, Quartals oder Jahres führen. Für den Rechnungsabschluss ist es notwendig, alle Transaktionen zu identifizieren, sie in einem Tagesbuch zu erfassen, sie in einem Hauptbuch zu konsolidieren, eine Betriebskonto und eine vorläufige Bilanz zu erstellen, Belastungen und Gutschriften abzugleichen, Korrektureinträge zu erstellen, bereinigte Jahresabschlüsse und eine Testbilanz zu erstellen und schließlich die Bücher zu schließen, um das Betriebskonto (oder die Gewinn- und Verlustrechnung) auf Null zu setzen, und am Ende der Periode die Bilanzkonten zu erhalten. Außerdem müssen in Unternehmen mit mehreren Tochterunternehmen die konzerninternen Gebühren beseitigt und andere Anpassungen vorgenommen werden, um einen konsolidierten Jahresabschluss zu erhalten. Der erste Grund, warum es äußerst wichtig ist, einen guten Rechnungslegungsabschluss zu erstellen, liegt darin, dass die behördlichen Vorschriften eingehalten werden müssen. Der zweite Grund ist, weil ermöglicht es, die wirtschaftlich-finanzielle „Gesundheit“ von Unternehmen mit Sicherheit zu bestimmen, da das Management die daraus resultierenden Jahresabschlüsse verwendet, um historische Trends zu analysieren, mit früheren Perioden und Budgets zu vergleichen und KPIs zu generieren. Jahresabschlüsse werden auch von externen Interessenträgern wie Investoren, Banken und öffentlichen Aufsichtsbehörden verwendet und manchmal auch verlangt.

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Wann ist der beste Zeitpunkt, um mit den Vorbereitungen für den Kontoabschluss zu beginnen?

Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, wie wichtig es ist, dass die Gesellschaft die Jahresabschlüsse des Unternehmens so aktuell wie möglich hält. Andernfalls können sich Rechnungen anhäufen und infolgedessen nicht ausgeführte Buchungen vorgenommen werden, was am Jahresende zu einer erheblichen und unerwünschten Diskrepanz führen kann. Auf diese Weise können Sie das Rechnungsjahr auch schneller und effizienter abschließen und mögliche Probleme oder Unstimmigkeiten in den Konten antizipieren. Der Abschluss der Buchhaltung ermöglicht es uns, die Konten des Unternehmens zu analysieren und so dessen Status zu ermitteln und zu bestimmen, welche Wege in den folgenden Monaten und Jahren eingeschlagen werden sollten. Es ist wichtig zu beachten, dass die Schlusstermine für den Abrechnungszeitraum je nach Unternehmen und Land variieren. Normalerweise fällt es mit dem Kalenderjahr zusammen, aber es gibt verschiedene Gründe, warum sie beschließen können, das Jahr in einem anderen Monat als Dezember zu schließen. Zum Beispiel war das britische Geschäftsjahr traditionell der 6. bis 5. April. Dieses System geht auf die Zeit der normannischen Eroberung im 11. Jahrhundert zurück, als England von Wilhelm dem Eroberer regiert wurde. Zu dieser Zeit wurde festgelegt, dass das neue Geschäftsjahr am 6. April, dem Festtag des Heiligen Hugo von Lincoln, beginnen würde. Die Tradition, dass das Geschäftsjahr am 6. April beginnt, setzte sich im Laufe der Jahrhunderte fort und wird in Großbritannien noch heute verwendet. Es ist erwähnenswert, dass das britische Steuerjahr nicht nur im Vereinigten Königreich gilt und auch von mehreren anderen Ländern verwendet wird. Dieses Geschäftsjahr entspricht nicht nur dem britischen System, sondern eignet sich auch für die Agrarwirtschaft, da es mit dem Ende der Winterpflanzsaison und dem Beginn der Erntezeit zusammenfällt, was es den Landwirten erleichtert, ihre Finanzen und Steuerpflichten zu planen.

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‍Für Unternehmen, deren Rechnungsjahr mit dem Kalenderjahr zusammenfällt, ist Anfang November in der Regel ein guter Zeitpunkt, um mit der Planung des Rechnungsabschlusses des Unternehmens zu beginnen. Dies liegt daran, dass zu diesen Terminen immer noch Zeit bleibt, alle Posten gründlich zu überprüfen, neu zu klassifizieren oder die entsprechenden Anpassungen vorzunehmen. Schließlich können immer noch Anstrengungen unternommen werden, um den Umsatz zu steigern und/oder die Ausgaben und Investitionen zu beschleunigen, um den abzuschließenden Zeitraum zu beeinflussen. Nach Abschluss der Buchhaltung hat das Unternehmen sechs Monate Zeit, um die Konten dem Finanzministerium vorzulegen. Jetzt, da wir eine klarere Vorstellung davon haben, wofür der Kontoschluss dient, warum einige Unternehmen ihn dem Kalenderjahr gleichsetzen und andere nicht, und warum er so wichtig ist, Im Folgenden werden wir die wichtigsten Details erläutern, um es richtig zu machen.

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Schritt für Schritt zum Abschluss einer guten Buchhaltung

Zuallererst wir müssen die Bilanz der Summen und Salden überprüfen. Dazu gehört die Überprüfung, ob die in den Konten des Unternehmens enthaltenen Daten mit den Büchern des Unternehmens (dem Betriebskonto und der Bilanz) übereinstimmen. In diesem Fall es sollte überprüft werden, dass die folgenden Konten oder Gruppen des Allgemeinen Rechnungslegungsplans keine Fehler enthalten (die folgenden sind diejenigen, die normalerweise die meisten Probleme verursachen):

• Langfristiges Vermögen
• Aktien
• Gläubiger und Schuldner für Geschäftstransaktionen
• Finanzkonten
• Einkäufe und Ausgaben
• Umsatz und Umsatz
• Aufwendungen, die dem Nettovermögen zuzurechnen sind
• Dem Nettovermögen zugeschriebenes Einkommen

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Anschließend müssen die folgenden Aufgaben ausgeführt werden:

• Bestandszählung — Um das Geschäftsjahr korrekt abzuschließen, müssen all diese unverbrauchten Aktien berücksichtigt werden. Um sicherzustellen, dass keine Fehler vorliegen, werden die nicht verbrauchten Lagerbestände von den im Laufe des Jahres getätigten Käufen abgezogen. Diese Zahl muss der Anzahl der Aktien in der Bilanz entsprechen. Beispielsweise ist es sehr üblich, dass Unternehmen Rohstoffe oder Fertigerzeugnisse während des Transports besitzen, und es ist sehr wichtig, zu berücksichtigen, wann die Waren nicht mehr dem Unternehmen gehören und zum Endverbraucher werden, um sie nicht mehr in der Bilanz zu berücksichtigen.
• ‍Periodifizierungsanpassungen — In diesem Abschnitt sollten alle Ausgaben oder Einnahmen berücksichtigt werden, mit denen für das nächste Geschäftsjahr gerechnet werden muss (z. B. Handelskosten für Verkäufe im nächsten Geschäftsjahr oder Einnahmen im Zusammenhang mit Dienstleistungen, die im nächsten Jahr erbracht werden). Von hier aus wird die erste Abschlussanpassung vorgenommen. Bei Technologie-Startups, insbesondere solchen mit SaaS-Modellen, muss darauf geachtet werden, wie Gebühren (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) gezählt werden, da bei vierteljährlichen oder jährlichen Raten ein Teil der Einnahmen als Perioden gezählt werden muss. ‍
• Umgliederung von Schulden und Krediten — Alle ausstehenden Schulden und Kredite für das Rechnungsjahr müssen berücksichtigt werden. Sobald diese Zahlungen/Einzüge eingetroffen sind, erfolgt die zweite Abschlusskorrektur. Es ist wichtig, dass neu gegründete Unternehmen, die in der Regel umfangreiche externe Investitionen benötigen, diesen Punkt sorgfältig prüfen, um sich ein möglichst gutes Bild zu machen. ‍
• Regularisierung der Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens — In diesem Fall werden die Konten der Gruppen 6 und 7 für Verluste und Gewinne ausgeglichen (die Differenz wird zwischen beiden Gruppen ausgeglichen). Darüber hinaus wird auch die Differenz zwischen den Konten zur Anpassung des Nettovermögens der Gruppen 8 und 9 ausgewiesen. ‍
• Regularisierung von Abschreibungen sowie Sachanlagen und immateriellen Anlagevermögen — Dieser Schritt ist sehr wichtig, da alle Posten im Zusammenhang mit Abschreibungen, sowohl materielle als auch immaterielle Vermögenswerte, abgeschrieben und korrekt bilanziert werden müssen. Es ist wichtig, sich über die Abschreibungsraten im Klaren zu sein und darüber, ob Vermögenswerte einer Abschreibung unterliegen sollten. Diese Anpassung ist besonders wichtig bei neugegründeten Technologieunternehmen, da sie erheblichen Kapitalinvestitionen ausgesetzt sein können, und zwar sowohl in Bezug auf immaterielle Vermögenswerte durch die Einstellung von Forschungs- und Entwicklungspersonal als auch in Sachanlagen, wenn das von ihnen verkaufte Produkt eine Hardwarekomponente enthält oder wenn große Maschinen zur Herstellung der von ihnen verkauften materiellen Güter benötigt werden.

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Sobald alle oben genannten Schritte unternommen wurden, ist das Unternehmen bereit, die Geschäftsbücher zu schließen und mit der Analyse der endgültigen Jahresabschlüsse des Unternehmens zu beginnen. Eine der wichtigsten Prüfungen, die Startups, die öffentliche Mittel beantragen möchten, durchführen müssen, ist das Verhältnis zwischen Eigenmitteln und aufgelaufenen Verlusten. Einige öffentliche Einrichtungen wie CDTI wenden die Vorschriften der Europäischen Union an, nach denen ein Unternehmen, um bankfähig zu sein, das vorangegangene Geschäftsjahr nicht in einer sogenannten Krisensituation abgeschlossen haben darf, wie sie in der Verordnung (EU) Nr. 651/2014 der Kommission vom 17. Juni definiert ist. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein „Unternehmen in der Krise“ ein anderes als ein KMU ist, das weniger als drei Jahre alt ist und dessen Bilanz mehr als 50% seines gezeichneten Aktienkapitals aufgrund aufgelaufener Verluste verschwunden ist.

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Wenn beim vorläufigen Abschluss festgestellt wird, dass das Unternehmen diese Definition erfüllt, das heißt, es handelt sich um ein „Unternehmen in der Krise“, muss die Bilanz eingehend analysiert werden, um festzustellen, ob bestimmte Aktivierungen noch ausstehen, die die Verluste verringern würden, neben anderen möglichen Buchhaltungseinträgen, die es ermöglichen würden, das Unternehmen aus dieser Situation herauszuholen.

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