Los números son el lenguaje de los negocios. Por ello, hacer un Cierre Contable riguroso y preciso es una de las tareas más importantes en una empresa.
El término “cierre contable” describe todos los procesos financieros y contables que ocurren regularmente en un negocio y que conducen al cierre de libros del mes, trimestre o año anterior. Para realizar el cierre contable es necesario identificar todas las transacciones, registrarlas en un libro diario, consolidarlas en un libro mayor, preparar una cuenta de explotación y un balance preliminar, conciliar débitos y créditos, crear asientos de ajuste, preparar estados financieros y un balance de prueba ajustados, y, finalmente, cerrar los libros para establecer la cuenta de explotación (o estado de resultados) a cero, y obtener las cuentas del balance al final del período. También, en compañías que tienen varias subsidiarias, hay que eliminar los cargos inter-compañías y realizar otros ajustes para obtener los estados financieros consolidados. La primera razón por la que es de suma importancia efectuar un buen cierre contable es porque se debe cumplir con la normativa regulatoria. La segunda razón, es porque permite determinar con certeza la “salud” económico-financiera de las compañías, ya que el management utiliza los estados financieros resultantes para generar análisis de tendencias históricas, comparaciones con períodos y presupuestos anteriores, y para generar KPIs. Los estados financieros también son utilizados, y en ocasiones requeridos, por partes interesadas externas, como inversores, bancos y agencias reguladoras públicas.
¿Cuándo es el mejor momento para comenzar a preparar el cierre contable?
Es fundamental resaltar la importancia que tiene que la sociedad lleve la contabilidad de la empresa lo más al día posible. De no ser así, se pueden acumular facturas y, como consecuencia, asientos sin realizar correctamente, que pueden resultar en un importante y nada deseable desajuste a final de año. Hacerlo, además, ayuda a cerrar el ejercicio contable de manera más rápida y eficaz, además de anticipar posibles problemas o desajustes en las cuentas. El cierre contable permite analizar las cuentas de la empresa y conocer así el estado de ésta, determinando qué caminos se deben tomar en los siguientes meses y años. Es importante tener en cuenta que las fechas de realización del cierre contable varía en función de la empresa y el país. Normalmente, coincide con el año natural, pero existen diferentes razones por las cuales puede que éstas decidan cerrar el año en otro mes distinto a diciembre. Por ejemplo, el año fiscal británico ha sido tradicionalmente del 6 al 5 de abril. Este sistema se remonta a la época de la conquista normanda en el siglo XI, cuando Inglaterra estaba gobernada por Guillermo el Conquistador. En ese momento, se estableció que el nuevo año fiscal comenzaría el 6 de abril, día de la fiesta de San Hugo de Lincoln. La tradición del año fiscal que comienza el 6 de abril continuó a lo largo de los siglos y todavía se usa en el Reino Unido en la actualidad. Vale la pena señalar que el año fiscal británico no es exclusivo del Reino Unido y también lo utilizan varios otros países. Además de alinearse con el sistema británico, este año fiscal también es adecuado para las economías agrícolas, ya que coincide con el final de la temporada de siembra de invierno y el comienzo de la temporada de cosecha, lo que facilita que los agricultores planifiquen sus finanzas y obligaciones fiscales.
Para aquellas empresas cuyo ejercicio contable coincida con el año natural, a principios del mes de noviembre suele ser un buen momento para comenzar a planificar el cierre contable de la empresa. Ello es así porque en esas fechas aún se está a tiempo de revisar bien todas las partidas, reclasificar o hacer los ajustes pertinentes, y eventualmente aún se puede realizar un esfuerzo por incrementar las ventas y/o acelerar gastos e inversiones para que influyan en el período que se va a cerrar. Una vez se haya realizado el cierre contable, la sociedad dispondrá de seis meses para presentar las cuentas a Hacienda. Ahora que tenemos una idea más clara de para qué sirve el cierre contable, por qué algunas empresas lo hacen coincidir con el año natural y otras no, y por qué es tan importante, a continuación explicaremos los detalles más relevantes para realizarlo correctamente.
Paso a paso para realizar un buen cierre contable
En primer lugar, debemos realizar el balance de comprobación de sumas y saldos. Esto implica verificar que los datos que aparecen en las cuentas de la empresa cuadren con los Libros de la misma (la cuenta de explotación y el balance). En este caso, se deberá revisar que no exista ningún error en las siguientes cuentas o grupos del Plan General Contable (a continuación, se listan las que suelen generar más problemas):
- Activo no corriente
- Existencias
- Acreedores y deudores por operaciones comerciales
- Cuentas financieras
- Compras y gastos
- Ventas e ingresos
- Gastos imputados al patrimonio neto
- Ingresos imputados al patrimonio neto
Posteriormente, se deberán realizar las siguientes tareas:
- Recuento de existencias – Para poder cerrar el ejercicio correctamente se deberán considerar todas aquellas existencias no consumidas. Para comprobar que no existe ningún error se restarán las existencias no consumidas de las compras realizaras durante todo el año, y esta cifra deberá coincidir con el número de existencias que hay en el balance. Por ejemplo, es muy común que las compañías posean materia prima o producto terminado en tránsito, y es muy importante tener en cuenta cuando la mercancía deja de ser de la compañía y pasa a ser del consumidor final, para dejar de contabilizarla en el balance.
- Ajustes por periodificación – En este apartado se deberán tener en cuenta todos los gastos o ingresos que se tengan que anticipar para el próximo ejercicio (por ejemplo, gastos de comerciales para ventas del próximo ejercicio o ingresos referentes a servicios que serán proporcionados en el próximo año). A partir de aquí, se procederá a realizar el primer ajuste de cierre. En startups tecnológicas, especialmente las que tienen modelos SaaS, se debe tener cuidado como se contabilizan las cuotas (mensuales, trimestrales o anuales), ya que, en el caso de cuotas trimestrales o anuales, parte de los ingresos deben contabilizarse como periodificaciones.
- Reclasificación de deudas y créditos – Se deberán considerar todas las deudas y créditos que queden pendientes del año contable. Una vez se tengan estos pagos/cobros localizados, se procederá a realizar el segundo ajuste del cierre. Es importante que las empresas de nueva creación, que normalmente necesitan una gran inversión externa, revisen detenidamente esta partida para mostrar la mejor imagen posible.
- Regularización de ingresos y gastos de una empresa – En este caso se cuadrarán las cuentas del grupo 6 y 7 de pérdidas y ganancias (se realizará la diferencia entre ambos grupos). Además, también se procederá a realizar la diferencia entre las cuentas de regularización del patrimonio neto grupo 8 y 9.
- Regularización de amortizaciones e inmovilizado material e intangible – Este paso es muy relevante, ya que se deben amortizar y contabilizar correctamente todas las partidas referentes a las amortizaciones, tanto del inmovilizado material como del intangible. Es relevante tener claros los porcentajes de amortización y si alguno de los bienes debe estar sujeto a depreciación. Este ajuste es particularmente importante en las startups tecnológicas, ya que pueden estar sujetas a importantes inversiones en capital, tanto a nivel del inmovilizado intangible, a través de la contratación de personal de I+D, como en el inmovilizado material, en caso de que el producto que vendan tenga una componente de hardware, o si se necesitan grandes maquinarias para producir los bienes materiales que venden.
Una vez se han realizado todos los pasos anteriores, la empresa estará preparada para cerrar los libros contables y comenzar a analizar las cuentas definitivas de la sociedad. Una de las comprobaciones más importantes que deben realizar las startups que están pensando en solicitar financiación pública, es la relación entre fondos propios y pérdidas acumuladas. Algunos organismos públicos como por ejemplo, CDTI, aplican una normativa de la Unión Europea que establece que para ser financiable, una compañía no puede haber cerrado el ejercicio anterior en lo que se denomina situación de crisis, según la define el Reglamento (UE) nº 651/2014 de la Comisión, de 17 de junio. Por hacer un resumen, puede decirse que una ‘empresa en crisis’ es aquella, distinta de una PYME con menos de tres años de antigüedad, en cuyo balance haya desaparecido más del 50% de su capital social suscrito como consecuencia de las pérdidas acumuladas.
Si en el cierre preliminar se detecta que la compañía cumple con esta definición, es decir, es una ‘empresa en crisis’ hay que analizar muy detalladamente el balance y ver si quedaron pendientes de realizar ciertas activaciones que permitirían reducir las pérdidas, entre otros posibles asientos contables que permitan sacar a la compañía de esta situación.
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